Bedrijfsvoering

De gemeentelijke website vraagt doorlopend aandacht. Deze is ingericht vanuit de klantvraag. Dit betekent dat uitsluitend die informatie wordt getoond waar ook daadwerkelijk vraag naar is. Verder dient er op de gemeentelijke website aandacht te zijn voor informatie die vanuit de Rijksoverheid verplicht wordt om via de website aan te bieden.
Continu worden alle communicatiekanalen (post, telefoon, balie, email, WhatsApp, etc.) gemonitord om de
behoefte te bepalen. De informatie op de website wordt op basis van de aldus verkregen gegevens periodiek
geactualiseerd.
Naast informatie wordt stapsgewijs ook het digitale productaanbod uitgebreid. De digitale dienstverlening wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan DigiD. Hierop vindt jaarlijks een audit plaats. Ook in 2019 is deze audit met succes afgerond. De producten die digitaal worden aangeboden zijn die producten waar de meeste vraag naar is. Het aantal digitale producten is in 2019 wederom gestegen. Dit sluit aan bij het streven om de digitale dienstverlening jaarlijks verder uit te breiden.
De website wordt zoveel mogelijk aangepast aan de belangrijkste criteria aangaande toegankelijkheid.

De gemeente Hulst is ook bereikbaar via WhatsApp. Dit kanaal vormt een goede aanvulling op de bestaande communicatiekanalen en sluit aan bij de maatschappelijke ontwikkelingen. Het WhatsApp-kanaal wordt inmiddels dagelijks gebruikt om in contact te treden met de gemeente.
Naar aanleiding van de aangescherpte regelgeving voortkomend uit de AVG, is het gebruik van Whatsapp opnieuw beoordeeld en aangepast aan de nieuwe situatie.
We voldoen hiermee aan de regelgeving en houden dit kanaal derhalve in de lucht als contactmogelijkheid voor onze inwoners.

In 2019 werd verder uitvoering gegeven aan het archiefbewerkingsplan. Zo staan het verder opschonen van het dynamisch archief en het beschrijven van de archieven van de stad Hulst over de jaren 1272-1990 nog op de rol. Verder wordt dienstverlening verzorgd voor inzage van stukken en beantwoording van vragen door derden, de leeskamer en het begeleiden van de archiefvrijwilligers.  
Naast de bewerking van de analoge archieven is met behulp van de archiefvrijwilligers tevens gewerkt aan het digitaal toegankelijk maken van documenten. Deze documenten zullen voor het publiek toegankelijk worden gemaakt via archieven.nl. Hierbij kan gedacht worden aan de bevolkingsregisters van de voormalige gemeente Clinge en wordt aan die van de voormalige gemeente Graauw en Langendam en de woningkaarten nog gewerkt. De gedigitaliseerde persoonskaarten werden toegankelijk gemaakt en beschikbaar gesteld aan het team Burgerzaken voor interne raadpleging.
Aan het digitaliseringsplan werd verder uitvoering gegeven door het laten scannen van de armenrekeningen van de stad Hulst en van registers uit het archief van de heerlijkheid Sint-Jansteen.
In 2019 werd wederom een open-middag georganiseerd voor de Vrienden van het Hulster Archief. Een zestigtal leden bezocht de lezing over een promotie-onderzoek naar de waterstaatswerken en inundaties in Zeeuwsch-Vlaanderen, waarvoor onder meer onderzoek werd gedaan in de archieven van onze gemeente. Verder werd op deze dag de jaarlijkse publicatie, samengesteld op basis van het werk van de archiefvrijwilligers, beschikbaar gesteld aan de ruim honderd leden van de vereniging.

In de zomer van 2019 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente Hulst en het Zeeuws Archief. Evenals in eerdere gesprekken hebben wij aangegeven dat de focus blijft liggen op het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Concreet betekent dit dat er verder uitvoering zal worden gegeven aan de invoering van digitaal zaakgericht werken, digitale postverwerking en recordmanagement, informatie- en privacybeveiliging en diverse ontwikkelingen zoals de invoering van de digitale handtekening.
Dit laatste is inmiddels gerealiseerd. Tijdens het gesprek is aangegeven dat aansluiting op het e-depot thans niet de hoogste prioriteit heeft, maar dat het goed is met elkaar in contact te blijven om de ontwikkelingen op dit terrein met elkaar te delen.